PKK XI KD 3

 

PKK  XI KD 3

SMK MUHAMMADIYAH 2 NGAWI

KELAS                    :  XI BDP

     GURU MAPEL               ;  HABIBAH, SE.,

 

3.3    Menerapkan dokumen administrasi usaha

4.3  Membuat dokumen usaha

 

TUJUAN PEMBELAJARAN

1.  Peserta didik dapat menjelaskan pengertian dokumen administrasi usaha

2.  Peserta didik dapat mengidentifikasi maksud dan tujuan administrasi usaha

3.  Peserta didik dapat mengidentifikasi ciri-ciri dan jenis dokumen administrasi usaha

4.  Peserta didik dapat mengidentifikasi macam-macam surat berharga

5.  Peserta didik dapat mengklasifikasikan pencatatan bukti transaksi barang/jasa

6.  Peserta didik melakukan pencatatan administrasi usaha pada persediaan

MATERI AJAR  :  ANALISIS PELUANG USAHA

A.      PENGERTIAN ADMINISTRASI  USAHA

Dalam sebuah usaha, pelaku usaha memerlukan adanya administrasi usaha untuk mempermudah melakukan pengecekan dan pencatatan data. Dengan demikian, informasi mengenai setiap setiap aktivitas perusahaan tidak akan hilang dan akan menjadi informasi bagi manajemen perusahaan. Catatan-catatan administrasi suatu perusahaan disebut dengan dokumen.

 

Secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan ketatausahaan yang meliputi menghimpun informasi, mengolah data, memperbanyak atau menggandakan data, mendistribusi data, serta menyimpan atau mengarsip data yang penting dan memusnahkan data yang tidak yang tidak diperlukan. Secara luas, administrasi diartikan sebagai proses kerja sama yang dilakukan oleh sekomlompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Berikut pengertian administrasi menurut beberapa para ahli ;

1.      George R. Terry

Menurut pendapat George R. Terry, administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan wanita yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Sondang P. Siagian

Menurut pendapat Sondang p. Siagian, administrasi adalah segala bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

B.       CIRI-CIRI DOKUMEN ADMINISTRASI USAHA

1.      Terdapat sekelompok orang

2.      Terdapat bentuk kerja sama sekelompok orang

3.      Terdapat tujuan yang akan dicapai

4.      Terdapat proses kegiatan usaha

5.      Terdapat aspek kepemimpinan, bimbingan dan pengawasan.

C.      MAKSUD DAN TUJUAN ADMINISTRASI USAHA

1.      Memonitor berbagai kegiatan dan mengendalikan usaha

2.      Mengamankan jalannya pelaksanaan kegiatan dari usaha yang dijalankan

3.      Melakukan evaluasi kegiatan usaha

4.      Menyusun berbagai program pengembangan usaha

5.      Menunjukkan adanya bukti kegiatan dari usaha yang dijalankan

6.      Mengambil keputusan dalam hal pengembangan dan pengendalian dari usaha yang dijalankan.

PERTEMUAN 14

Anak-anak, untuk pertemuan 14 alhamdulillah kita masuk ke materi KD 3. Tolong materi tersebut di baca dan dipahami, jika ada yang perlu ditanyakan hubungi ibu. Setelah itu, tolong melanjutkan tugas kelompok yang kemarin. Ingat terakhir mengumpulkan tanggal 13 September jam 16.00 wib.

A.      JENIS-JENIS DOKUMEN ADMINSTRASI USAHA

1.      Dokumen perusahaan yang perlu diarsipkan, antara lain :

a.       Faktur perdagangan

b.      Kuitansi pembayaran

c.       Bill of loading

d.      Polis asuransi

e.       Surat penawaran

f.       Surat permintaan

g.      Nota kontan

h.      Perjanjian dagang atau bisnis

i.        NPWP

j.        SITU dan SIUP

k.      AMDAL dan neraca dagang

l.        Akta pendirian perusahaan

m.    Dan lainnya

2.      Perlengkapan Administrasi

Perlengkapan administrasi untuk mencatat pembelian dan penjualan, antara lain :

a.       Buku pembelian, antara lain:

        Buku pembelian tunai

        Buku persediaan barang

        Buku pembelian kredit

b.      Buku penjualan, antara lain :

        Buku penjualan tunai

        Buku penjualan kredit

c.       Perlengkapan lainnya, antara lain :

        Kuitansi

        Faktur penjualan dan nota

        Surat jalan atau surat pengantar barang

        Materai

3.      Dokumen-dokumen Perusahaan untuk Mengurus Surat Izin Usaha

a.       SITU ( Surat Izin Tempat Usaha)

Surat izin tempat usaha adalah syarat pertama berdirinya sebuah kegiatan usaha. SITU merupakan perwujudan dari kesetujuan masyarakat sekitar. SITU adalah surat yang dikeluarkan oleh pemerintah Daerah Tingkat II (Kabupaten atau Kotamadya) yang menyatakan bahwa kegiatan usaha tersebut dapat dijalankan. SITU mempunyai mempunyai masa berlaku selama 3 tahun, dan sebelum masa berlakunya habis, pengelola harus memperpanjangnya.

Dokumen yang yang dibutuhkan untuk membuat SITU, sebagai berikut :

        Salinan KTP

        Pasfoto 2 lembar ukuran 3x4cm dari penanggung jawab atau pemilik

        Salinan akta pendirian usaha dari notaris, terutama bagi perusahaan yang berbadan hukum seperti CV, PT, firma, BUMN, BUMD, perseroan, koperasi dan lainnya.

        Surat lunas PBB (Pajak Bumi dan bangunan)

b.      SIUP ( Surat Izin Usaha Perdagangan)

SIUP diperlukan berdasarkan tempat kedudukan perusahaan dan berlaku untuk kegiatan perdagangan. Masa berlaku SIUP tidak terbatas, selam perusahaan tetap aktif. SIUP bagi usaha kecil diterbitkan dan ditandatangani oleh Kepala Kantor Departemen Perdagangan di Daerah Tingkat II atas nama menteri.

Beberapa Dokumen yang Dibutuhkan untuk Membuat SIUP:

        Perusahaan yang Berbentuk Perorangan

1.      Salinan KTP dan pemilik

2.      Salinan Surat keterangan SITU dan Pemerintah daerah Tingkat II, sepanjang ketentuan Undang-Undang Gangguan (tto) mewajibkan.

3.      Pasfoto 2 lembar ukuran 3x4cm dari penanggung jawab atau pemilik

        Perusahaan yang Berbentuk CV

1.      Salinan akte pendirian yang dibuat oleh notaris

2.      Salinan surat tentang pendaftaran akta pendirian pada kepaniteraan pengadilan negeri setempat.

3.      Salinan berita Negara tentang pendirian CV yang bersangkutan

4.      Salinan surat keterangan SITU dari Pemerintah Daerah Tingkat II

        Perusahaan yang berbentuk firma

1.      Salinan akte pendirian yang dibuat oleh notaris

2.      Salinan surat tentang pendaftaran akta pendirian pada kepaniteraan pengadilan negeri setempat

3.      Salinan berita Negara tentang pendirian firma

4.      Salinan surat keterangan SITU dari Pemerintah Daerah Tingkat II

5.      Salinan KTP dari penanggung jawab atau pemilik

6.      Salinan surat keputusan ganti nama dari penanggung jawab atau pemilik perusahaan yang dikeluarkan oleh Menteri Kehakiman atau Kepala Daerah Tingka II (apabila ada pengganti nama)

7.      Pasfoto 2 lembar ukuran 3x4cm dari penanggung jawab atau pemilik

        Perusahaan yang berbentuk PT

1.  Salinan akte pendirian yang dibuat oleh notaris

2.  Salinan pengesahan yang dibuat notaris

3.  Salinan pendaftaran akta pendirian pada kepaniteraan pengadilan setempat

4.  Salinan berita Negara tentang pendirian PT

5.  Salinan Risalah Rapat Umum Pemegang Saham tentang pengangkatan direksi dan dewan komisaris

6.  Salinan surat keterangan SITU dari Pemerintah Daerah Tingkat II

7.  Salinan KTP dari penanggung jawab atau pemilik

8.  Salinan surat keputusan ganti nama dari penanggung jawab atau pemilik perusahaan yang dikeluarkan oleh Menteri Kehakiman atau Kepala Daerah Tingka II (apabila ada pengganti nama)

9.  Pasfoto 2 lembar ukuran 3x4cm dari penanggung jawab atau pemilik

10.  Salinan surat keputusan direksi dan persetujuan dewan komisaris mengenai pendirian cabang atau perwakilan dan nomor SIUP dari perusahaan setempat.

        Perusahaan yang berbentuk persero

1.      Salinan peraturan pemerintah tentang penyertaan modal

2.      Salinan surat keputusan menteri keuangan tentang pengangkatan direksi

3.      Salinan akta notaris tentang pendirian perusahaan perseroan

4.      Salinan surat pengesahan anggaran dasar dari Departemen Kehakiman

5.      Salinan berita Negara tentang pendirian perusahaan perseroan yang bersangkutan.

6.      Salinan surat tentang pendaftaran akta pendirian perusahaan pada kepaniteraan pengadilan negeri setempat

        Perusahaan yang berbentuk daerah

1.      Salinan peraturan daerah tentang pendirian atau pembentukan perusahaan

2.      Salinan surat keputusan menteri, apabila perusahaan yang bersangkutan merupakan bekas perusahaan Belanda.

3.      Salinan surat keputusan tentang pelimpahan dari pemerintah pusat kepada pemerintah daerah sebagai pelaksana Peraturan Pemerintah No. 7 Tahun 1964 apabila perusahaan tersebut merupakan pelimpahan dari pusat.

4.      Salinan akta pendirian dari notaris.

        Perusahaan yang berbentuk koperasi

1.      Koperasi yang kegiatannya lebih dari satu provinsi atau Daerah Tingkat 1.

a.       Salinan surat pendirian koperasi dari Direktorat Jenderal Koperasi

b.      Salinan surat keterangan dari Direktorat Jenderl Koperasi tentang :

§   Nama dan jabatan pengurus

§   Nama manajer

§   Nomor bdan hukum

§   Jenis kegiatan dan domisili

2.      Koperasi yang kegiatannya di dalam daerah provinsi atau Daerah Tingkat I yang mencakup beberapa kabupaten atau daerah Tingkat II

a.       Salinan surat pendirian koperasi dari kantor wilayah koperasi

b.      Salinan surat keterangan dari kantor koperasi tentang :

§   Nama dan jabatan pengurus

§   Nama manajer

§   Nomor badan hukum

§   Jenis kegiatan dan domisili

3.      Koperasi yang kegiatannya di dalam daerah kabupaten atau Daerah Tingkat II.

a.       Salinan surat pendirian koperasi dari kantor koperasi

b.      Salinan surat keterangan dari kantor koperasi tentang :

§   Nama dan jabatan pengurus

§   Nama manajer

§   Nomor badan hukum

§   Jenis kegiatan dan domisili

c.    NPWP ( Nomor Pokok Wajib Pajak )

NPWP adalah salah satu sarana dalam administrasi perpajakan yang digunakan sebagai tanda pengenal diri atau identitas bagi wajib pajak. NPWP berfungsi sebagai dasar dari segala kepengurusan pajak.

Dokumen yang dibutuhkan untuk membuat NPWP antara lain :

1.    Fotokopi akta pendirian atau akta perusahaan yang terakhir

2.    Fotokopi SITU atau surat keterangan lainnya dari instansi yang berwenang.

3.    Fotokopi KTP atau KKatau paspor pengurus

4.    Fotokopi kartu NPWP kantor pusat (yang berstatus cabang)

5.    Surat kuasa ( bagi pengurus yang diwakili kuasanya)

d.   NRP ( Nomor Registrasi Perusahaan ) atau TRP ( Tanda Registrasi Perusahaan)

NRP atau TRP merupakan tanda bukti bahwa sebuah kegiatan usaha telah terdaftar di instansi yang berwenang. TRP berlaku selama 5 tahun, dan 3 bulan sebelum masa berlakunya habis, pengelola usaha wajib melaporkan kembali untuk diperbarui kantor Departemen Perdagangan Pemerintah Daerah Tingkat I (Kabupaten atau Kotamadya).

Dokumen yang dibutuhkan untuk membuat NRP sebagai berikut :

1.      Fotokopi KTP

2.      Fotokopi akta pendirian atau akta perusahaan yang terakhir dari notaris bagi perusahaan yang berbadan hukum.

3.      Fotokopi SITU atau surat keterangan lainnya dari instansi yang berwenang.

4.      Fotokopi NPWP

e.    NRB ( Nomor Rekening Bank)

Dokumen yang dibutuhkan untuk mmbuat NRB, sebagai berikut :

1.      Fotokopi KTP atau SIM penanggung jawab atau pemilik

2.      Kartu contoh tanda tangan pimpinan perusahaan dan bendahara

3.      Tanda setoran

4.      Lembar pemberitahuan setoran

f.     AMDAL ( Analisis Dampak Lingkungan)

Dokumen ang dibutuhkan untuk memeriksa AMDAL sebagai berikut :

1.      Fotokopi KTP pengusaha perusahaan

2.      Fotokopi akta pendirian perusahaan

3.      Fotokopi SITU

4.      Fotokopi NRP

5.      Fotokopi dengambar, lokasi perusahaan yang menimbulkan dampak. 

PERTEMUAN 15

Anak-anak untuk pertemuan 15 kita bahas materi KD.3 Part D tentang jenis-jenis dokumen usaha. Sebagai calon usaha muda, kalian harus mempunyai wawasan dan pengetahuan tentang Dokumen Usaha, tolong materi di atas dibaca dan dipelajari. Setelah itu tulis di komentar, kesimpulan dari yang kalian baca. Oke…. Jangan lupa dikasih nama dan kelas. Selamat belajar ria, tetap semangat. Bismillah semoga ilmu yang kita pelajari bermanfaat. Aamiin. 

4.. SURAT NIAGA

     Surat niaga adalah surat yang berhubungan dengan kegiatan perniagaan atau jual beli barang maupun jasa antara pengirim (penjual) dan alamat tujuan (pembeli). Surat niaga disebut juga surat bisnis. Surat Niaga berfungsi sebagai saana komunikasi dalam transaksi bisnis atau perdagangan.

Macam-Macam Surat Niaga :

a.      Surat Perkenalan ( introduction letter)

Surat perkenalan adalah surat niaga yang berasal dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang suatu produk. Tujuan surat ini adalah menyampaikan informasi agar pembaca tertarik dengan produk yang dihasilkan dan berlanjut dengan memesan produk. Kedudukan surat perkenalan cukup lemah, maka perlu disusun selengkap dan sebaik mungkin.

b.      Surat Permintaan Penawaran (letter of inquiry)

Surat permintaan penawaran juga disebut permintaan daftar harga dari calon pembeli.Surat ini merupakan tanggapan atas perkenalan atau pameran yang diselengarakan. Beberapa alasan perlunya surat permintaan penawaran, yaitu :

1.      Untuk mengisi berbagai barang dagangan karena akan membuka cabang baru, termasuk membuka usaha baru.

2.      Produk yang diminta diminati oleh calon pembeli

3.      Mempunyai keinginan untuk memiliki produk yang ditawarkan

4.      Tertarik akan suatu hasil produk yang dipamerkan, diiklankan atau yang dilihat di showroom.

5.       Tertarik dengan perkenalan yang disampaikan.

c.       Surat penawaran (offered)

Surat penawaran disebut juga surat jual atau offered. Kedudukan surat ini lemah, maka harus menggunakan bentuk yang menarik, bahasa yang baik dan sopan serta menyampaikan informasi secara lengkap. Isi informasi haru sesuai dengan yang ditawarkan. Surat penawaran dibuat atas dasar  surta permintaan penawaran atau karena akan memasarkan suatu produk baru.

d.      Surat pesanan (ordered atau purchase order atau PO)

Surat pesanan juga disebut surat beli. Biasanya surat pesanan terjadi setelah adanya surat penawaran dengan mempertimbangkan beberapa ketentuan, yaitu :

1.      Setelah mempelajari dan meneliti barang yang ditawarkan

2.      Barang tersebut memang diperlukan atau banyak diminati calon pembeli

3.      Ingin melengkapi barang-barang yang dijual

4.      Syarat-syarat yang diajukan dalam penawaran disetujui calon pembeli

5.      Sesuai dengan kondisi keuangan yang telah diperhitungkan.  

A.  RUANGLINGKUP ADMINISTRASI

Menurut The Liang Gie, ruang lingkup tugas administrasi pada kantor dapat dikatakan sebagai tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud, yaitu :

1.    Menghimpun

Menghimpun adalah kaegiatan-kegiatan mencari dan megusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

2.    Mencatat

Mencatat adalah kegiatan yang membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis tentang keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3.    Mengelola

Mengelola adalah bermacam-macam kegiatan yang mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna.

4.    Mengirim

Mengirim adalah kegiatan yang menyimpan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak lain.

5.      Menyimpan

Menyimpan adalah kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

 

Dengan melihat ruang lingkup yang telah disebutkan, dapat disimpulkan bahwa tugas-tugas seorang administrator, yaitu :

a.       Mengagendakan surat masuk dan surat keluar

b.      Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar

c.       Mengentri data surat masuk dan surat keluar ke dalam computer

d.      Mencatat dan mengetik surat-surat ke buku agenda surat masuk dan surat keluar.

e.       Mndistribusikan surat masuk dan surat keluar. 

PERTEMUAN 16

Anak-anak, untuk pertemuan ini kita masih melanjutkan materi KD 3.3 tentang Dokumen Asministrasi usaha. Hari ini kita bahas tentang SURAT NIAGA dan RUANG LINGKUP ADMINISTRASI USAHA. Tolong materi tersebut dipelajari dan dipahami unntuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang surat niaga dan tugas sebagai administrator. Siapa tahu nanti diantara kalian ada yang bekerja di bagian administrasi, atau kalian ingin menjadi seorang pengusaha harus mengetahui tentang adminstrasi usaha. Okeeee. Selamat belajar ria, jika ada yang kurang paham silahkan hubungi bu Habibah. Semoga ilmu yang kita pelajari bermanfaat, aamiin. 

 

A.  MANAJEMEN DOKUMEN USAHA

1.    Pengertian Dokumen

Secara etimologis, “dokumen”  berasal dari bahasa Inggris dan Belanda  yaitu “document” yang artinya sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai keterangan atau bukti.

Beberapa pengertian dokumen, antara lain :

a.       Menurut Kamus Kepegawaian, dokumen adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilah untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan.

b.      Menurut Wikipedia Bahasa Indonesia, dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi, baik ditulis dikertas dengan menggunakan tinta maupun menggunakan media elektronik.

Kesimpulan, pengertian dokumen adalah suatu yang tertulis dan tercetak yang dapat digunakan untuk bukti atau keteranga. Dokumen tersebut perlu didokumentasikan. Dokumentasi adalah usaha untuk melakukan pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dari berbagai bidang atau pemberian atau juga pengumpulan bukti dan keterangan-keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan Koran, bahan referansi dan lainnya.

Pengertian Kearsipan

Kata arsip berasal dari bahasa Inggris yaitu file. Beberapa pendapat pengertian kearsipan sebagai berikut :

a.       Menurut Arsip Nasional dalam Buku Pedoman Tata Kearsipan Dinamis

Filling atau mem-file adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis.

b.      Menurut G.R. Terry

Filling atau kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas atau surat bila diperlukan daoat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

c.       Menurut Ensiklopedia Administrasi

Filling atau kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilaman diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

 

2.      Penggolongan Dokumen Usaha

Dalam menjalankan usaha, perusahaan memeliki beberapa jenis dokumen, antara lain :

a.       Warkat Biasa

Warkat biasa adalah sebuah dokumen yang awalnya memiliki nilai atau kegunaan penting, tetapi akhirnya menjadi tidak berguna. Misalnya surat lamaran pekerjaan.

b.      Dokumen yang tidak penting (Non esensial)

Dokumen yang tidak penting merupakan dokumen yang memiliki nilai kegunaan hanya sementara. Dokumen ini dapat diganti dan secara berkala dapat dimusnahkan.

c.       Dokumen penting (important)

Dikumen penting merupakan jenis dokumen yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang. Dokumen ini memiliki nilai guna yang besar. Dokumen ini sangat membantu dalam kelancaran suatu kegiatan organisasi, jadi harus disimpan dalam jangka waktu yang relative lama. Misalnya laporan keuangan perusahaan.

d.      Warkat sangat penting (Vital)

Jenis dokumen ini memiliki nilai ilmiah dan sejarah yang dapat dijadikan sebagai pengingat selama-lamanya. Misalnya dokumen sertifikat tanah perusahaan.

 

PERTEMUAN 17

Anak-anak pertemuan 17 ini melanjutkan materi yang sebelumnya ya ….. Kita masih bahas materi tentang Administrasi Usaha Part E yaitu Manajemen Dokumen Usaha. Anak- anak, dalam berbisnis tidaknya melakukan manajemen dalam  kegiatan produksi dan menjual barang, tetapi masalah administrasi usaha atau dokumen usaha perlu kita manajemen dengan baik untuk mendukung kelancaran usaha kita. Kalau misalnya usaha kita masih kecil, setidaknya nota belanja atau pembelian atau catatan kita kulaan apa itu harus di catat dan disimpan untuk dijadikan informasi terkait harga barang. Selain itu, pendapatan dan pengeluaran harian yang kita lakukan harus dicatat sebagai informasi tentang keuangan  harian kita. Setelah dicatat di simpan dan dirawat dengan baik. Jadi suatu waktu kita membutuhkan agar mudah untuk mencarinya.

Anak-anak, ilmu atau pengetahun ini selain bisa diterapkan dalam dunia kerja atau dunia bisnis, juga bisa diterapkan dalam kehidupan kita sehari-hari. Kalian sebagai siswa harus rajin memanajemen buku-buku tulis kalian dan tugas-tugas kalian dengan cara ditata yang rapi, dirawat dan diarsip sehingga jika suatu waktu dibutuhkan cepat ditemukan. Ilmu manajemen bisa kita terapkan dalam kehidupan sehari-hari, hitung-hitung kalian latihan menjadi seorang manajer siapa tahu nanti akan menjadi seorang BOS atau Manajer dalam dunia usaha atau bisnis. Kalian mau kan jadi seorang manajer ??

Bismillah, tetap semangat dalam berproses menjadi orang baik, Ilmu yang kita pelajari tolong diterapkan dalam kehidupan sehari-hari agar menjadi ilmu bermanfaat dunia akhirat. Aamiin.

Tugas Pertemuan 17

Siapa yang sudah menata buku secara rapi dikarmanya masing-masing, dan siapa yang sudah mengarsip tugas-tugas sekolah selama pembelajaran online?

Berikan komentar di link ini, Jika sudah ditata rapi jawabnya, “saya sudah menata buku dengan rapi dan mengarsip tugas sekolah”. Dan tolong di foto dikirim ke bu habibah lewat WhatsAp. Okeee.

  

F.  MANAJEMEN DOKUMEN USAHA

1.    Pengertian Dokumen

Secara etimologis, “dokumen”  berasal dari bahasa Inggris dan Belanda  yaitu “document” yang artinya sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai keterangan atau bukti.

Beberapa pengertian dokumen, antara lain :

a.       Menurut Kamus Kepegawaian, dokumen adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilah untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan.

b.      Menurut Wikipedia Bahasa Indonesia, dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi, baik ditulis dikertas dengan menggunakan tinta maupun menggunakan media elektronik.

Kesimpulan, pengertian dokumen adalah suatu yang tertulis dan tercetak yang dapat digunakan untuk bukti atau keteranga. Dokumen tersebut perlu didokumentasikan. Dokumentasi adalah usaha untuk melakukan pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dari berbagai bidang atau pemberian atau juga pengumpulan bukti dan keterangan-keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan Koran, bahan referansi dan lainnya.

Pengertian Kearsipan

Kata arsip berasal dari bahasa Inggris yaitu file. Beberapa pendapat pengertian kearsipan sebagai berikut :

a.       Menurut Arsip Nasional dalam Buku Pedoman Tata Kearsipan Dinamis

Filling atau mem-file adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis.

b.      Menurut G.R. Terry

Filling atau kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas atau surat bila diperlukan daoat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

c.       Menurut Ensiklopedia Administrasi

Filling atau kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilaman diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

 

2.      Penggolongan Dokumen Usaha

Dalam menjalankan usaha, perusahaan memeliki beberapa jenis dokumen, antara lain :

a.       Warkat Biasa

Warkat biasa adalah sebuah dokumen yang awalnya memiliki nilai atau kegunaan penting, tetapi akhirnya menjadi tidak berguna. Misalnya surat lamaran pekerjaan.

b.      Dokumen yang tidak penting (Non esensial)

Dokumen yang tidak penting merupakan dokumen yang memiliki nilai kegunaan hanya sementara. Dokumen ini dapat diganti dan secara berkala dapat dimusnahkan.

c.       Dokumen penting (important)

Dikumen penting merupakan jenis dokumen yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang. Dokumen ini memiliki nilai guna yang besar. Dokumen ini sangat membantu dalam kelancaran suatu kegiatan organisasi, jadi harus disimpan dalam jangka waktu yang relative lama. Misalnya laporan keuangan perusahaan.

d.      Warkat sangat penting (Vital)

Jenis dokumen ini memiliki nilai ilmiah dan sejarah yang dapat dijadikan sebagai pengingat selama-lamanya. Misalnya dokumen sertifikat tanah perusahaan.

 

PERTEMUAN 17

Anak-anak pertemuan 17 ini melanjutkan materi yang sebelumnya ya ….. Kita masih bahas materi tentang Administrasi Usaha Part E yaitu Manajemen Dokumen Usaha. Anak- anak, dalam berbisnis tidaknya melakukan manajemen dalam  kegiatan produksi dan menjual barang, tetapi masalah administrasi usaha atau dokumen usaha perlu kita manajemen dengan baik untuk mendukung kelancaran usaha kita. Kalau misalnya usaha kita masih kecil, setidaknya nota belanja atau pembelian atau catatan kita kulaan apa itu harus di catat dan disimpan untuk dijadikan informasi terkait harga barang. Selain itu, pendapatan dan pengeluaran harian yang kita lakukan harus dicatat sebagai informasi tentang keuangan  harian kita. Setelah dicatat di simpan dan dirawat dengan baik. Jadi suatu waktu kita membutuhkan agar mudah untuk mencarinya.

Anak-anak, ilmu atau pengetahun ini selain bisa diterapkan dalam dunia kerja atau dunia bisnis, juga bisa diterapkan dalam kehidupan kita sehari-hari. Kalian sebagai siswa harus rajin memanajemen buku-buku tulis kalian dan tugas-tugas kalian dengan cara ditata yang rapi, dirawat dan diarsip sehingga jika suatu waktu dibutuhkan cepat ditemukan. Ilmu manajemen bisa kita terapkan dalam kehidupan sehari-hari, hitung-hitung kalian latihan menjadi seorang manajer siapa tahu nanti akan menjadi seorang BOS atau Manajer dalam dunia usaha atau bisnis. Kalian mau kan jadi seorang manajer ??

Bismillah, tetap semangat dalam berproses menjadi orang baik, Ilmu yang kita pelajari tolong diterapkan dalam kehidupan sehari-hari agar menjadi ilmu bermanfaat dunia akhirat. Aamiin.

Tugas Pertemuan 17

Siapa yang sudah menata buku secara rapi dikarmanya masing-masing, dan siapa yang sudah mengarsip tugas-tugas sekolah selama pembelajaran online?

Berikan komentar di link ini, Jika sudah ditata rapi jawabnya, “saya sudah menata buku dengan rapi dan mengarsip tugas sekolah”. Dan tolong di foto dikirim ke bu habibah lewat WhatsAp. Okeee.

 

1.      Manajemen Kearsipan (record management)

Manajemen kearsipan adalah salah satu bagian dari manajemen perkantoran (office management) yang menitikberatkan pada pengurusan surat atau dokumen sehingga dokumen yang dikelola akan membantu serta mendukung aktivitas manajemen secara keseluruhan. Berdasarkan batasan yang terdapat dalam manajemen kearsipan, maka ruang lingkup manajemen kearsipan meliptuti aspek-aspek sebagai berikut :

a.       Planning (perencanaan)

Planning meliputi masalah perencanaan arsip apa yang benar-benar perlu diciptakan, bagaimana memberi pelayanan arsip tersebut agar dapat memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, serta mengapa arsip harus dimusnahkan dan juga dilestarikan.

b.      Organizing (koordinasi)

Organizing merupakan aspek tindak lanjut dari perencanaan. Suatu perencanaan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak ditunjang dengan koordinasi.

c.       Actuating ( tindakan)

Actuating merupakan tindakan sejak adanya arsip, pemeliharaan arsip  hingga pemusnahan atau pelestarian.

d.      Controlling (pengawasan)

Controlling yaitu pengawasan dari semu komponen manajajemen kearsipan agar dapat dilaksanakan sesuai standar serta efektif dan efisien.

2.      Sistem Penataan Dokumen Kantor

Beberapa pilihan cara yang dapat digunakan untuk penataan dokumen kantor antara lain:

a.       Sistem nomor

Penataan dokumen diurut dengan menggunakan sistem nomor atau angka dalam penyimpanan arsip. Penataan dokumen dengan system nomor ini, dibagi dalam beberapa bentuk yaitu system nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling, dan duplex numerical filling. 

b.      Sistem subjek atau pokok masalah

Dalam hal ini, arsip disusun berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan yang dibuat dalam tiap-tiap warkat.

c.       System abjad

Cara penyimpanan arsip dengan simtem abjad merupakan system penyusunan dengan menurut urutan abjad dari nama orang, badan atau perusahaan atau organisasi yang tertera pada warkat.

d.      Sistem tanggal atau kronologis

Sistem ini merupakan cara penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan tanggal yang tertera di dalam warkat.

e.       Sistem wilayah

Dalam hal ini, cara penyimpanan arsip didasarkan atas pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.

3.      Tata Cara Pengelolaan Dokumen atau Surat

a.      Prosedur Penanganan Surat Masuk

Berikut langkah-langkah dalam pengurusan surat masuk :

   Penerimaan

Cara penerimaan surat sebagai berikut :

1.   Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2.   Meneliti alamat pengirim

3.   Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda jika surat sudah diterima

4.   Menggolongkan surat berdasarkan jenisnya

   Penyortiran

Penyortiran surat merupakan suatu kegiatan memisahkan surat yang diterima oleh perusahaan ke dalam kelompok atau golongan tertentu yang telah di tetapkan. Berikut adalah tugas penyortiran surat :

1.      Melakukan proses pemisahan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan dan surat dinas lainnya.

2.      Melakukan penggolongan terhadap surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas penting dan surat dinas rahasia.

3.      Melakuka pemisahan terhadap surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat atau terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan lainnya.

   Pembukaan Surat

Dalam tahapan ini, tidak seluruh tidak seluruh surrat boleh dibuka. Terdapat beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas. Hanya orang yang dituju yang boleh membuka surat tersebut karena bersifat rahasia atau private.

Contoh :

Kepada :

Yth. Bapak Drs. Suhardi, M.PdI

SMK Muhammadiyah 2 Ngawi

Jl. Mantingan – Sine km 0

Mantingan Ngawi 63257

Atau biasanya di tulis PRIVATE  di sampul.

Contoh diatas menunjukkan bahwa surat bersifat pribadi.

Adapun untuk jenis surat bisnis atau dinas akan disebut jabatannya saja.

Contoh :

Kepada :

Yth. Kepala Sekolah SMK Muhammadiyah 2 Ngawi

Jl. Mantingan – Sine km 0

Mantingan Ngawi 63257

   Pencatatan

Tugas dari pencatatan surat sebagai berikut :

1.      Membuka amplop, membaca, dan melakukan penelitian surat dengan tujuan agar pimpinan dapat dengan cepat menangkap maksud dari surat dengan cara menggaris bawahi kata-kata atau kalimat penting dalam surat.

2.      Melakukan pemeriksaaan terhadap lampiran-lampiran surat

3.      Memberikan cap yang merupakan stempel genda pada ruang kosong di bagian atas ataupun bawah halaman pertama dalam surat

4.      Melakukan  pengagendaan surat masuk, yaitu melakukan pencatatan surat dalam buku penerimaan untuk surat masuk. Buku ini disebut dengan buku agenda masuk. Petugas agenda disebut dengan agendaris. Jadi, setiap surat yang masuk dicatat kemudian diberi nomor agenda surat masuk.

   Pengarahan dan Penerusan

Surat yang perlu diproses secara lebih lanjut harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang memiliki hak untuk mengolahnya. Surat yang sudah masuk harus diberi lampiran atau disertai dengan lembar disposisi oleh sekretaris atau kepala tatausaha, kemudian diteruskan kepada pimpinan atau kepala bagian dengan tujuan untuk memperoleh suatu tanggapan dari surat tersebut yang berupa intruksi atau informasi. Surat yang sudah memperoleh disposisi, kemudian disampaikan kembali kepada kepala tata usaha atau sekretaris. Setelah itu, diteruskan kepada unit pengelola untuk diproses sesuai disposisi.

   Penyampaian Surat

Tugas ini dilakukan oleh petugas ekspedisis atau pengarahan. Tugas tersebut sebagai berikut :

a.       Surat yang berdisposisi dicatat terlebih dahulu dalam buku ekspedisi internal.

b.      Melakukan penyampaian surat tersebut dengan buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan. Buku ekpedisi diberi paraf sebagai tanda surat telah diterima.

   Penyimpanan Berkas atau Arsip Surat Masuk

Penyimpanan berkas atau arsip dilakukan oleh sekretaris dengan menggunakan metode kearsipan yang berlaku di perusahaan tersebut.

b.      Prosedur Penanganan Surat Keluar

1.      Pembuatan Konsep Surat

Pembuatan konsep surat merupakan kegiatan membuat suatu rencana dan penyusunan surat keluar. Berikut langkah-langkah pembuatan konsep surat :

      Pimpinan mengetik dan membuat surat sendiri untuk surat yang bersifat rahasia

      Pimpinan membuat konsep secara lengkap kemudian menyerahkan pada juru ketik.

      Pimpinan membuat konsep surat berdasarkan garis besarnya, kemudian diserahkan dan dilengkapo oleh sekretaris. Setelah itu diserahkan kembali kepada pimpinan untuk dilakukan pengecekan.

      Untuk surat yang memiliki sifat rutin, pimpinan akan menyerahkan konsep kepada orang atau bawahan yang ditunjuk. Konseptor merupakan orang yang membuat konsep surat.

2.      Persetujuan Konsep Surat

Konsep surat yang telah jadi, akan dimintakan persetujuan kepada pimpinan. Hal tersebut dilakukan untuk koreksi atau pengecekan ulang oleh pimpinan, kemudian pimpinan akan memberi paraf kepada konsep tersebut sebagai bukti bahwa konsep siap diketik.

3.      Mengagendakan Surat

Surat keluar sama halnya dengan surat masuk, jadi harus digendakan atau dicatat dalam agenda keluar. Setela itu, memberi nomor urut sebagai agenda surat yang akan dikirim.

4.      Pengetikan Konsep Surat

Setelah konsep surat disetujui pimpinan dan telah diberi nomor surat, maka diserahkan kepada juru ketik.

5.      Pemeriksaan Konsep

Kepala unit pengetikan harus teliti dan tekun menaklik hasil dari pengetikan konsep surat.

6.      Penandatanganan Surat dan Pemberian Stempel

Surat yang sudah jadi kemudian disampaikan kepaada pimpinan untuk ditandatangani dan diberi stempel.

7.      Pengiriman Surat

Proses pengiriman surat dapat dilakukan dua cara, yang pertama dikirim langsung, yang kedua dikirim melalui via pos, atau jasa pengiriman yang lain.

A.  MELAKUKAN PENCATATAN TRANSAKSI BARANG ATAU JASA

Pada umumnya, transaksi menjadi dua macam, yaitu bukti  transaksi internal dan bukti transaksi eksternal.

Bukti Transaksi Internal

Bukti transaksi internal adalah jenis bukti transaksi yang dibuat oleh dan untuk internal perusahaan. Bukti transaksi ada dua, yaitu :

1.      Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk adalah tanda bukti jika peusahaan sudah menerima uang secara tunai seperti tagihan.

2.      Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah tanda bukti dari suatu perusahaan jika perusahaan sudah mengeluarkan sejumlah uang secara tunai. Contohnya, pengeluaran gaji, pembayaran utang dan lainnya.

Bukti Transaksi Eksternal

Bukti transaksi eksternal adalah suatu bukti transaksi yang memiliki hubungan dengan pihak luar. Bukti transaksi eksternal terdiri dari :

a.       Faktur yaitu bukti pembelian atau penjualan yang dilakukan secara kredit.

b.      Kuitansi yaitu bukti dari penerimaan sejumlah uang dan ditandatangani oleh pihak penerima uang serta diserahkan kepada pihak yang membayar uang tersebut.

c.       Nota yaitu bukti pembelian sejumlah barang dengan tunai

d.      Nota debet yaitu bukti transaksi pengiriman kembali dari barang yang sudah di beli.

e.       Nota kredit adalah bukti transaksi pengiriman kembali barang yang sudah dijual.

f.       Cek yaitu surat berisi perintah dan dibuat oleh pihak yang memiliki rekening di bank. Tujuannya, agar  bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya sudah tercantum dalam cek tersebut.

Jenis-jenis Laporan Keuangan

a.      Laporan arus kas

Laporan arus kas adalah laporan yang menunjukkan adanya aliran uang yang diterima dan digunakan oleh perusahaan dalam satu periode beserta sumber-sumbernya.

b.      Laporan perubahan modal atau ekuitas

laporan perubahan modal adalah jenis laporan yang menunjukkan adanya perubahan modal pemilik atau laba yang tidak dapat dibagi pada suatu periode akuntansi.

c.       Neraca

Neraca merupakan daftar yang memperlihatkan sumber daya dari perusahaan dan informasi mengenai asal sumber daya tersebut.

d.      Laporan laba rugi

Laporan laba rugi adalah laporan yang berisi mengenai kemampuan dari perusahaan untuk menghasilkan keuntungan dalam suatu periode.

 

PAJAK

Pajak merupakan suatu iuran yang berasal dari rakyat dan diserahkan kepada kas Negara dengan berdasarkan pada Undang-Undang dengan tidak mendapatkan timbal balik yang berlangsung dan dapat ditujukkan serta digunakan untuk membayar pengeluaran umum.

Istilah dalam perpajakan sebagai berikut :

1.      Wajib pajak

Wajib pajak merupakan orang pribadi ataupun badan yang menurut ketentuan dari perundang-undangan di tentukan untuk melakukan kewajiban perpajakan.

2.      Subjek Pajak

Subjek pajak merupakan orang yang dituju oleh undang-undang untuk dikenakan pajak.

3.      Objek Pajak

Objek pajak merupakan penghasilan, yaitu setiap tambahan ekonomis yang diterima atau diperoleh oleh wajib pajak.

4.      SPT (Surat Pemberitahuan)

SPT merupakan jenis surat yang oleh wajib pajak digunakan untuk melaporkan suatu pembayaran ataupun perhitungan pajak.

5.      NPWP ( Nomor Pokok Wajib Pokok)

NPWP merupakan suatu sarana dalam administrasi perpajakan yang digunakan untuk tanda pengenal atau sebagai identitas dari wajib pajak.

6.      PTKP

PTKP merupakan singkatan dari penghasilan tidak kena pajak

7.      PKP

PKP merupakan singkatan dari penghasilan kena pajak

PERTEMUAN 18

Anak-anak, untuk materi pertemuan 18 ini kita masih bahas KD3. 13 ya…., tolong materinya dibelajari sebagai wawasan dan pengetahuan tentang administrasi usaha. Siapa tahu diantara kalian ada yang bekerja di bagian administrasi, atau menjadi manajer atau menjadi seorang wirausaha harus mengetahui tentang administrasi usaha. Bismillah, selamat belajar ria semoga ilmu yang kita pelajari jadi amal ibadah dan bermanfaat. Aamiin. Tetap semangat ya….