PERENCANAAN BISNIS X KD. 3.9 MENGANALISIS MODEL PENGELOLAAN KEGIATAN/EVENT

 

PERENCANAAN BISNIS X

K.D 3.9 Menganalisis Model Pengelolaan Kegiatan/ Event

 

3.9 Menganalisis Model Pengelolaan Kegiatan/ Event

4.9  Melakukan Perencanaan Kegiatan /Event

 

TUJUAN PEMBELAJARAN

1.      Peserta didik  dapat menjelaskan cara menerapkan usaha

2.      Peserta didik dapat cara mengelola usaha

3.      Peserta didik dapat melakukan kegiatan usaha

4.      Peserta didik dapat mempresentasikan hasil cara mengelola hasil usaha

 

MATERI AJAR

1.  Definisi Kegiatan / Event

     Kegiatagn / event didefinisikan sebagai suatu cara yang diselenggarakan dengan tujuan tertentu dan pada waktu tertentu yang melibatkan lingkungan masyarakat. Pada jaman sekarang ini, mayoritas perusahaan ataupu individu memanfaatkan jasa event organizer untuk menyelenggarakan sebuah kegiatan. Event Organizer (EO) merupakan istilah yang biasa digunakan untuk menggantikan istilah kepanitiaan atau penyelenggara acara. Event Organizer (EO) terdiri dari dua kata yakni Event dan Organizer. Event  merupakan suatu acara atau kegiatan, sedangkan Organizer merupakan pengelolaan atau pengorganisasian. Secara sederhana, organisasi diartikan sebagai wadah atau tempat berinteraksinya orang-orang atau melakukan sesuatu demi tercapainya tujuan bersama. Adapun  dalam konteks Event Organizer (EO)  tujuan yang hendak dicapai yakni tercapainya penyelenggaraan acara yang sukses sesuai dengan perencanaan yang telah disusun sebelumnya.

2.  Jenis-jenis dan Karakteristik Event

     Event Organizer (EO) mengelola berbagai Event yang beragam bergantung jenis acaranya. Adapun jenis-jenis Event sebagai berikut :

     a.  Event perusahaan, misalnya HUT perusahaan, penghargaan pada karyawan, peresmian kantor baru dan lainnya.

     b.    Event promosi, Contohnya eksibisi atau pameran produk, presentasi produk, launching produk, customer gathering, variety show oleh sponsor dan lainnya.

     c.    Event publikasi, misalnya media gathering dan konferensi pers.

     d.    Event amal, contohnya penggalangan dana dan acara lelang untuk penggalangan dana.

     e.    Event pendidikan, contohnya workshop, seminar, talk show, dan sebagainya.

     f.     Event seni, contohnya pagelaran seni tari, pagelaran seni lukis, pagelaran seni music, dan fashion show.

     g.    Event olahraga, misalnya aneka lomba dan kompetisi, kompetisi olahraga professional, dan olah raga semi pro.

     h.    Event pribadi, misalnya syukuran, persta pernikahan dan sebagainya.

 

 

3.  Ciri Khas dan Karakteristik EO

     Ciri khas dan karakteristik dari event yang dilaksanakan sebagai berikut :

     a.  Keunikan

     b.  Perishability (fasilitas)

     c.  Intangibility (berwujud)

     d.  Suasana dan pelayanan

     e.  Interaksi personal

4.  Perencanaan Event

     Keberhasilan sebuah kegiatan tidak terlepas dari perencanaan yang baik. Misalnya kegiatan pameran, akan terselenggara dengan baik ketika dikelola oleh orang-orang yang mempunyai kreativitas tinggi, konseptor, inisiator, mediator dan komunikator yang professional. Dalam merencanakan kegiatan/event, pdoman yang berlaku untuk semua kegiatan pameran yaitu :

     a.  Menentukan tema

          Tema memiliki peran sangat penting dalam pengelolaan event. Dimana acara dengan tema yang memunculkan fenomena baru akan mendapatkan banyak perhatian baik dari calon peserta event maupun pengunjung.

     b.  Mengadakan survey

          Sebelum pelaksanaan event, EO harus melaksanakan survei. Hal tersebut dilakukan untuk menghindai kesalahan dari segi waktu, lokasi, kesiapan SDM, target peserta dan target pengunjung yang diharapkan.

          Metode survey dilakukan dengan berbagai cara, yaitu :

          1.  Direct mail, yaitu dengan mengirim e-mail kepada target survey. Metode ini memiliki kelemahan yaitu menyita waktu yang cukup lama karena sulitnya mendapatkan respon secara langsung.

          2.  Telesurvey, yaitu survey yang dilakukan melalui telepon dengan calon peserta. Metode ini lebih efektif karena mendapatkan respon secara langsung.

          3.  Personal interview, yaitu dengan menanyakan langsung tanggapan dari target peserta yang akan diajak. Dengan menanyakan apakah event tersebut tepat untuk dilaksanakan, sekaligus mengumpulkan usulan-usulan daru mereka mengenai kemungkinan terbaik dari event tersebut.

 

5.  Struktur Organisasi Event

Dalam pelaksanaan kegiatan atau event, diperlukan adanya stryktur organisasi yang berfungsi untuk memudahkan operasional event. Struktur organisasi harus dapat menunjang kelancaran pelaksanaan event yang disesuaikan dengan kondisi dari setiap event.

Contoh struktur organisasi :